FORRETNINGSORDEN
Virksund Lystbådehavn.
1. Forretningsordenens hjemmel
1.1. Nærværende forretningsorden oprettes i henhold til vedtægter for Virksund Lystbådehavn.
1.2. Et ajourført originaleksemplar skal stedse findes i ’’Virksund Lystbådehavns bestyrelsesprotokol.
2. Tiltrædelse af forretningsordenen
2.1. Alle bestyrelsesmedlemmer skal underskrive den originale forretningsorden og skal endvidere have udleveret et eksemplar heraf, samt af Virksund Lystbådehavns vedtægter, bestemmelser om indskud og ret til bådplads, bestemmelser vedr. fast bopæl i både og havnereglementet.
3. Konstituering, bestyrelsesmøder, indkaldelse, afholdelse, dags-orden m.v.
3.1. Bestyrelsen konstituerer sig i overensstemmelse med vedtægternes pkt. 13.
3.2. Bestyrelsen afholder møder, når formanden skønner det fornødent, samt når det begæres af to medlemmer af bestyrelsen.
3.3. Formanden/sekretæren indkalder til bestyrelsesmøder med min. 7 dages skriftligt varsel. Samtidig med indkaldelsen skal bestyrelsen have tilsendt dagsorden for mødet samt, i det omfang det er nødvendigt, regnskabs- og bilagsmateriale.
3.4. Bestyrelsesmøderne afholdes, hvor formanden måtte bestemme det. Bestyrelsesmøderne kan afholdes som telefonmøder, eller således, at et eller flere bestyrelsesmedlemmer deltager via telefon.
3.5. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden.
3.6. Dagsordenen for de ordinære bestyrelsesmøder skal være i overensstemmelse med havnens vedtægter.
4. Beslutningsdygtighed
4.1. Bestyrelsen må ikke træffe beslutning uden at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft adgang til at deltage i sagens behandling. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og mindst halvdelen af de øvrige medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt stemmetal af de afgivne stemmer. Formanden har 2 stemmer.
5. Forhandlingsprotokol
5.1. Formanden for bestyrelsen foranlediger, at der senest en uge efter hvert bestyrelsesmøde fremsendes et referat til samtlige deltagere. Det skal af referatet fremgå:
- Tid og sted for mødet,
- hvem som har deltaget i mødet,
- hvem som har ført protokollen,
- dagsordenen for mødet og
- referat af de stedfundne forhandlinger og trufne beslutninger.
Referatet skal indsættes i Virksund Lystbådehavns forhandlingsprotokol og siderne pagineres fortløbende.
5.2. Ønsker en mødedeltager at gøre indsigelse mod referatet bør det ske inden 7 dage fra modtagelsen.
5.3. Forhandlingsprotokollen underskrives af bestyrelsens medlemmer på næstfølgende bestyrelsesmøde. Medlemmer som ikke har været til stede på bestyrelsesmødet tiltræder referatet.
6. Tavshedspligt
6.1. Samtlige oplysninger og dokumentmateriale som bestyrelsen modtager fra Virksund Lystbådehavn er fortrolige, og hvert enkelt bestyrelsesmedlem er derfor også ansvarlig for, at dette materiale ikke kommer uvedkommende i hænde.
6.2. Udtræder et bestyrelsesmedlem af bestyrelsen, skal han til bestyrelsens formand tilbagelevere det udleverede materiale, som han har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem, samt evt. genparter, kopier etc. af samme, ligesom han stedse skal iagttage sin tavshedspligt.
6.4. Overtrædelse af tavshedspligten er strafbar.
7. Bestyrelsens ansvar
- Bestyrelsen, som er Virksund Lystbådehavns øverste ledelsesorgan, fører tilsyn med Virksund Lystbådehavns virksomhed, og påser, at Virksund Lystbådehavnshavn ledes og drives på forsvarlig økonomisk vis og i overensstemmelse med dens formål,
7.2. Det påhviler bestyrelsen at sikre, at Virksund Lystbådehavns kapitalberedskab til enhver tid er tilstrækkeligt.
8. Oplysninger og afgivelse af informationer
8.1. Bestyrelsen er bekendt med fortegnelsen over behandlingsaktiviteter vedr. pladshaver/medlemmer i lystbådehavnen.
Bestyrelsen er bekendt med databeskyttelsesforordningen og vejledning om fortegnelse udgivet af datatilsynet og justitsministeriet i 2018.
8.2. Bestyrelsesmedlemmerne orienteres mellem bestyrelsesmøderne om forhold af væsentlig betydning for Virksund Lystbådehavn.
9. Habilitet
9.1. Et bestyrelsesmedlem har pligt til tidligst muligt at informere den øvrige bestyrelse om sin eventuelle inhabilitet i forbindelse med behandlingen af et konkret spørgsmål/en konkret sag. Den øvrige bestyrelse træffer endelig afgørelse om et medlems inhabilitet.
10. Risikostyring
10.1. Bestyrelsen og herunder formanden har den daglige ledelse af Virksund Lystbådehavn og skal indentificere de væsentlige forretningsmæssige rici, der er forbundet med realiseringen heraf, samt ved rettidig omhu eliminere, reducere eller acceptere disse risici.
11. Revisionsprotokollen
11.1. Revisionsprotokollen skal være til stede ved samtlige bestyrelsesmøder. Protokollen forelægges i hvert bestyrelsesmøde af kassereren.
Nærværende forretningsorden er udarbejdet af formand Niels-Ove Jespersen.
Forretningsordenen er tiltrådt af bestyrelsen ved det ordinære bestyrelsesmøde, Virksund den
Formand (navn og efternavn)
Næstformand (navn og efternavn)
Best.medlem (navn og efternavn)
Best.medlem (navn og efternavn)
Best.medlem (navn og efternavn)
Best.medlem (navn og efternavn)
Suppleant (navn og efternavn)
Suppleant (navn og efternavn)